כל כך הרבה דברים לעשות – אז ממה מתחילים? או...איך עושים תיעדוף?

נילי רותם, מומחית בניהול זמן ופרודוקטיביות

בתור אנשי העידן החדש, ברור לנו שיש אין סוף משימות אל מול תקציב זמן דל במיוחד העומד לרשותנו. אנחנו גם יודעים שעלינו לתעדף את המשימות שעל הפרק, אחרת לא נשקיע את הזמן והמשאבים שלנו בדברים החשובים באמת. כל זה טוב ויפה, אבל נשאלת השאלה איך מבצעים את התעדוף הזה, שכולם מדברים עליו.

הנה שישה עקרונות שיכולים לעזור לכם לתעדף את המשימות שלכם ושל הצוות שלכם:
רכזו הכל בסל אחד – המשימות שלנו נמצאות בהמון מקומות: במייל, בוואטסאפ, בניירות, בראש שלנו. ככל שנרכז את המשימות במקום אחד, או לפחות במינימום מקומות, ניתן יהיה להתבונן בכל המשימות יחד ולתעדף נכון.

דחופות במיוחד - זהו בתוך סל המשימות את אלה שאם לא יושלמו עוד היום, ייגרם נזק משמעותי כמו – פספוס דד ליין מול לקוח, או משימה שמהווה צוואר בקבוק למשימה אחרת שאי השלמתה יגרום נזק משמעותי. ואז, התחילו איתן.

מה ערך המשימה? צרו קטגוריות של משימות לפי הערך שלהם. לדוגמא - משימות עבור לקוחות (ערך גבוה יותר) לעומת משימות פנימיות (ערך נמוך יותר) , משימות שמשפיעות על אדם אחד (ערך נמוך יותר) לעומת משימות שמשפיעות על קבוצת אנשים (ערך גובה יותר).

סולם חשיבות – צרו סולם חשיבות משלכם. רשמו ליד כל משימה באופן אינטואיטיבי 1 (חשוב), 2(בינוני) או 3 (נמוך). אם ניתן להשלים את כל ה- אחדים – היום. מצוין. אם לא – חלקו את ה-אחדים ל 1א, 1ב ו- 1ג וחוזר חלילה.

גישת "סימן שאלה" - רמת הדינמיות שאנחנו חשופים לה בחיים היא מטורפת. מה שנראה היה אתמול כמשימה החשובה ביותר, יכול להשתנות בן יום, שלא לומר בתוך שעה. זה דורש מאתנו לקחת את סדרי העדיפויות שקבענו בערבון מוגבל, ולהסכים להתבונן עליהם מתוך גישת "סימן שאלה" ולא מתוך גישת "סימן קריאה", כלומר מתוך מוכנות להתגמש.

"על מי אתה עובד"? יש מעין תפיסה כזו אצל אנשים שאם ירשמו לעצמם יותר משימות דחופות לאותו יום, אז הם גם יבצעו יותר. זה אולי נשמע מוזר אבל כן, זה מהלך מחשבתי מאוד נפוץ. בפועל – יש לנו תקציב זמן / אנרגיה לביצוע משימות בהיקף נתון, ואם תרמה את עצמך ותמנע מתיעדוף שחותך בבשר החי – יש מצב שדווקא המשימה הכי חשובה לא תתבצע במועדה.

לבסוף, חשוב לי להדגיש שגם תעדוף, כמו כל מיומנות ניהולית אחרת היא סוג של שריר. נדרש אימון רב כדי להגיע ליכולת המתאימה לניהול המיומנות.