חברות המנהלות תהליכים אוטומטיים ואינטגרטיביים לניהול מערך העובדים, משפרות ב- 5-20% את הפרודוקטיביות

הסקר הבינלאומי אף מצא כי ניהול נכון של חופשות והיעדרויות מצמצם ב- 33% את כמות השעות הנוספות הבלתי מתוכננות
פריון העובדים הוא מפתח להצלחת הארגון ומאפשר לעקוב ולקבוע את השפעת ההון האנושי על הביצועים העסקיים. סקר בינלאומי חדש של חברת המחקר Aberdeen בדק כיצד חברות מצליחות מנהלות, מודדות ומנסות לשפר את הפרודוקטיביות של העובדים. הסקר שנערך בקרב 480 ארגונים, מעלה כי תהליכים אוטומטיים ואינטגרטיביים לניהול מערך העובדים (WFM – Workforce Management), משפרים ב- 5-20% את הפרודוקטיביות של העובדים וכי ניהול נכון של חופשות והיעדרויות מצמצם ב- 33% את כמות השעות הנוספות הבלתי מתוכננות.

תחת קטגוריית WFM מונה Aberdeen את התהליכים העסקיים הבאים: איסוף וניטור נתוני כניסות ויציאות של העובדים משעונים / בקרת כניסה, ניהול הנוכחות והזמן של העובד בעבודה/משימה, ניהול היעדרויות, סידור עבודה המבטיח כיסוי נכון בכל זמן ובכל מקום, אנליטיקות – ניתוח נתונים לזיהוי מגמות והזדמנויות לא מנוצלות, ותחזית של סוגי וצרכי העבודה על בסיס נתונים היסטוריים.

המשיבים למחקר ציינו ארבע סיבות מרכזיות לחשיבות של ניהול מערך העובדים: הצורך במערך גמיש יותר של עובדים, שיפור היעילות התפעולית, התאמה לדיני עבודה ושליטה טובה יותר בעלויות העבודה.

עפ"י הסקר, המדד המרכזי על פיו ארגונים מחשבים את פרודוקטיביות העובד הוא הוא ההכנסה לעובד (תקן מלא). המדד השני בחשיבותו הוא רמת השירות, המשקף את המגמה על פיה הארגון מודד את שביעות רצון לקוחותיו כאמצעי להנעת ביצועים אישיים של עובדיו והשלישי הוא רווחיות לעובד.

החוקרים גילו כי ככל שלארגונים היו תהליכים עסקיים מוסדרים, אוטומטיים ומשולבים, הם הצליחו לשפר את האפקטיביות התפעוליות ולהעלות את הפריון. החוקרים ציינו את ניהול זמן ונוכחות עובדים כתהליך בעל ההשפעה המרכזית על עלויות הארגון ושכר העובדים. כמו כן, הצביעו על כלי אנליטיקס הצוברים תאוצה ומאפשרים למנהלים קבלת החלטות טובות ומהירות יותר מבעבר.

לניהול משמרות וניהול היעדרויות יש השפעה של 2-3% על הפרודוקטיביות, עפ"י הסקר. לעובדים תהליכים אלה מסייעים לתקשר בנושאים של זמינות ולהבין מה נדרש מהם. למנהלים הם מספקים תמונת בזמן אמיתי אודות כיסוי בפועל וחוסרים. ככל שהתהליכים היו משולבים ואוטומטיים יותר, מצאו החוקרים שהפרודוקטיביות השתפרה בשיעור של 5-20%.

"שתי התוצאות המרכזיות עליהן מצביע הסקר הן עליה משמעותית בפריון וצמצום משמעותי השעות הנוספות הבלתי מתוכננות. קיים גם קשר בין השתיים" אומר אבנר מימון, סמנכ"ל פעילות ישראל בסינריון מערכות, המתמחה במתן פתרונות תוכנה לניהול ההון האנושי בארגון. "מחקר של אוניברסיטת סטנפורד, מעלה שיש נקודת אל-חזור שבה שעות ארוכות ועבודת יתר אינן פרודוקטיביות, אינן בריאות ואף משפיעות לרעה על השורה התחתונה.

כיום, הפתרונות המתקדמים לניהול מערך העובדים מאפשרים דיווח מכל מקום ובכל זמן באמצעות המובייל, מערכות שירות עצמי ועוד. מטריקות משולבות במערכת מציגות למנהלים תמונת מצב בזמן אמת, המאפשרות קבלת החלטות מושכלות ותגובה למצבים בלתי מתוכננים. זמינות המערכות גם בענן, אינה מחייבת ארגונים בעלויות גבוהות כבעבר ומבטיחה החזר מהיר על ההשקעה".

לדברי מימון, אופן המדידה של הפריון שונה ממקום למקום ובין מגזרים עסקיים. מגזרי הייצור וקמעונות בדרך כלל מודדים הכנסה לעובד, בעוד שחברות שירותים ימדדו רמת שירות, זמן ממוצע לפתרון בעיות וכד'. ללא קשר לאופן המדידה, אצל כולם זהו המדד המרכזי להצלחה, אשר באמצעות ניהול נכון של מערך העובדים ניתן לשפר אותו בעקביות.